Procédures de prises de décisions par le Bureau et par le Conseil d’Administration

dimanche 24 avril 2016
par  FFS
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Procédures de décision par le Bureau et le conseil d’Administration

Prises de décisions par le bureau

Rôle du Bureau et de ses membres
Le rôle du Bureau est défini par nos textes réglementaires.
Le Bureau assure la gestion quotidienne de la Fédération, la réponse aux demandes ponctuelles et prépare les projets qui seront soumis au vote du Conseil d’Administration.
Au sein du Bureau, le travail est réparti entre les différentes personnes dans un souci d’efficacité. Président, secrétaire, trésorier et leurs adjoints respectifs chacun répondant aux questions concernant son domaine de compétence.
Les avis émis par le bureau sont pris collégialement après échanges entre les membres du bureau.
Questions nécessitant un vote du Bureau
Les questions nécessitant impérativement un vote du Bureau sont celles :
- qui ont une incidence financière non négligeable pour la Fédération
- qui modifient un fonctionnement précédemment établi ;
- dont la réponse peut avoir une influence politique.
Toute autre question peut être soumise à un vote sur demande d’un membre du Bureau.

Votes et discussions lors des réunions du Bureau (réunions physique ou téléphonique)
Un des membres du Bureau (en général le Président) assure la présidence de la réunion. L’ordre du jour est fixé avant la réunion et peut être complété en réunion.
Un autre membre du Bureau (en général le secrétaire général) assure le secrétariat de la réunion.
Les questions mises au vote sont fixées d’un commun accord et les décisions sont prises à la majorité simple (en cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante).
En dehors des réunions physiques du Bureau, certaines décisions peuvent être prises par votes en ligne, grâce à un outil spécifique à disposition du secrétaire général.
Le secrétaire de réunion rédige un compte rendu faisant apparaître les décisions prises en séance. Après correction par tous les membres du Bureau, le compte rendu est validé par un vote.
Il est mis à disposition de l’ensemble des élus sur le site fédéral (rubrique « réunions statutaires »)

Prises de décisions par le Conseil d’administration

Rôle du Conseil d’administration
Le rôle du Conseil d’administration est défini par nos textes réglementaires.
Il propose l’ordre du jour de l’AG et les questions mises au vote.
Il définit le budget prévisionnel et vérifie les comptes.
Il applique par des décisions concrètes la politique fédérale fixée en AG.

Questions nécessitant un vote du CA
Les questions nécessitant impérativement un vote du CA sont celles :
- qui fixent ou modifient les lignes budgétaires de la Fédération
 ;
- qui fixent ou modifient la mission d’une commission ;
- qui modifient la politique de la Fédération dans un domaine quelconque.
Toute autre question peut être soumise à un vote du Conseil d’administration sur proposition du Bureau, d’un administrateur ou d’un président de commission.

Votes et discussions lors des réunions du CA
L’ordre du jour est transmis avec la convocation au CA.
Les documents préparatoires à chaque CA sont déposés sur le porte-documents fédéral afin que chaque administrateur dispose des éléments nécessaires aux discussions prévisibles en CA.
Le secrétaire de réunion rédige un compte rendu faisant apparaître les décisions et votes pris en séance. Après une première correction par les membres du Bureau, le projet de compte rendu est soumis pour corrections éventuelles aux membres du Conseil d’Administration ainsi qu’à toutes personnes ayant participé au Conseil d’administration
Le secrétaire général les intègre au mieux. Le cas échéant, une discussion soit bilatérale, soit au niveau de tous les administrateurs doit permettre de trouver un compromis de rédaction.
Le compte rendu est validé par un vote en ligne. Il est ensuite mis à disposition de l’ensemble des élus sur le site fédéral (rubrique « réunions statutaires »)

Votes en ligne

En dehors des réunions de CA, certaines décisions peuvent être soumises à un vote en ligne. Ces votes doivent rester exceptionnels et doivent être justifiés par l’urgence d’une prise de décision.