Organisation de l’Assemblée Générale

mercredi 27 avril 2016
par  JP Holvoet
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Fonctionnement de l’assemblée générale
[Jean-Pierre Holvoet, Président adjoint de la FFS, 2016]

1. Préparation

« Article 9 des Statuts - L’Assemblée générale est convoquée par le Président de la FFS. Elle se réunit au moins une fois par an à la date fixée par le Conseil d’administration ; en outre, elle se réunit chaque fois que sa convocation est demandée par le Conseil d’administration ou par le tiers des membres de l’Assemblée générale représentant le tiers des voix. L’ordre du jour est fixé par le Conseil d’administration, sauf lorsque la convocation est demandée par le tiers des membres de l’Assemblée générale. »

C’est donc le Conseil d’administration qui fixe l’ordre du jour de l’AG et le Président qui convoque.

1.1. La convocation

« Article 19 du RI - Convocation - L’Assemblée générale a lieu chaque année à une date fixée par le Conseil d’administration. La convocation à l’Assemblée générale doit être portée à la connaissance de tous les licenciés
ayant droit de vote, notamment par le biais des publications fédérales, ou par l’intermédiaire des structures déconcentrées, ou par internet ceci au moins un mois à l’avance. Cette convocation précise l’ordre du jour. »

Elle a pour objet de permettre à chaque membre de l’AG de préparer la réunion et d’y participer effectivement et utilement. Elle est adressée un mois au moins avant l’AG. Elle devra donc comporter au minimum les mentions suivantes : - identification de l’association (FFS) ; - date, heure et lieu de l’AG ; - l’ordre du jour, sur lequel nous reviendrons ; - la date de la convocation et la signature du président. Conformément à l’article 19 du RI, la convocation doit être adressée à toutes les personnes ayant droit de vote.

1.2. L’ordre du jour

L’ordre du jour doit être précis, afin de permettre aux participants de préparer la réunion. L’AG ne peut valablement délibérer que sur les seuls points figurant à l’ordre du jour. En conséquence, l’ordre du jour ne peut-être modifié en séance et adapté aux circonstances ou aux souhaits des participants. Seule exception à cette règle, la révocation du président et des administrateurs, qu’une jurisprudence constante considère comme pouvant être décidée, même si elle ne figure pas à l’ordre du jour, sur simple incident de séance.

L’article 9 des Statuts stipule qu’il appartient au Conseil d’administration de fixer l’ordre du jour. Traditionnellement, c’est lors du CA de février ou mars que cet ordre du jour est déterminé. Il appartient donc à tous les membres de la FFS qui souhaitent voir une question inscrite à l’ordre du jour de saisir le CA avant sa réunion du premier trimestre. Reste le problème des questions diverses. L’usage semble admettre que l’ordre du jour puisse se terminer par un point intitulé « questions diverses », sans autre précision.

Cependant, il est préférable, chaque fois que possible de préciser ces questions. Lorsque ce n’est pas possible, ce point de l’ordre du jour ne peut concerner que des questions strictement mineures ou de détail ne nécessitant aucune préparation, réflexion ou étude de la part des grands électeurs et n’ayant aucune incidence sur le fonctionnement ou les activités de la FFS. Dans le cas contraire, la délibération adoptée serait nulle.

1.3. Les documents à fournir

Peuvent être annexés à la convocation contenant l’ordre du jour, tous documents devant, selon la loi, les statuts ou la seule volonté des dirigeants être communiqués aux membres de l’AG préalablement à la réunion, ainsi que des formules de procuration permettant le vote par mandataire.

L’article 9 des Statuts précise aussi que : « L’Assemblée générale définit, oriente et contrôle la politique générale de la FFS. Elle entend chaque année les rapports sur la gestion du Conseil d’administration et sur la situation morale et financière de la FFS. Elle approuve les comptes de l’exercice clos et vote le budget. Elle fixe les cotisations dues par ses membres. »

Or il faut laisser aux membres de l’AG le temps suffisant pour prendre connaissance des documents en question. Il est donc souhaitable que cette information et cette communication soient préalables à l’AG pour que chacun puisse prendre connaissance des documents, les étudier et faire appel à des techniciens ou experts.

L’usage et la nécessité de ne pas prolonger outre mesure l’AG ont imposé une date limite pour le dépôts des amendements aux textes et motions proposées au vote des grands électeurs. Dans ces conditions, il appartient au CA de faire la synthèse de ces amendements et propositions, de regrouper ceux allant dans le même sens et de prévoir l’organisation des débats, notamment en permettant aux auteurs de ces amendements de les défendre devant l’AG. Cependant, en l’absence de disposition statutaire contraire, rien n’interdit de demander en séance que soit modifiée ou précisée la formulation de certaines résolutions. Mais, d’une façon générale, les débats ne peuvent porter que sur des question prévues à l’ordre du jour qui est intangible, sauf pour la révocation éventuelle des dirigeants sur incident de séance, comme indiqué précédemment.

2. Déroulement de l’AG

2.1. Quorum

En dehors des modifications de statuts et de la dissolution de la FFS, pour lesquelles la présence de la moitié au moins des membres de l’AG représentant au moins la moitié des voix est nécessaire, il n’y a pas de quorum imposé. Cependant, depuis 1985, l’AG s’est toujours déroulée avec la présence de plus de la moitié des grands électeurs.

2.2. Feuille de présence

Elle permet de connaître dès le début de l’AG le nombre de grands électeurs présents ou représentés. Les personnes ayant droit de vote sont invitées à émarger la feuille de présence avant de pénétrer dans les lieux où se déroulera l’AG. Cela permet de vérifier que les personnes qui se présentent physiquement ont bien la qualité de grand électeur, qu’elles sont à jour de leur cotisation, et de recueillir les procurations écrites. Il est rappelé (cf. article 20 du RI) que lors de chaque AG, chaque délégué ne peut avoir plus de deux procurations écrites.

2.3 Présidence et bureau de l’AG

« Article 16 des statuts - Le Président de la FFS préside les Assemblées générales, le Conseil d’administration et le Bureau. Il ordonnance les dépenses. Il représente la FFS dans tous les actes de la vie civile et devant les tribunaux, notamment pour la défense et la protection des milieux de pratique, de leur environnement et de l’environnement en général, pour ester en justice et pour décider des voies de recours nécessaires. »

C’est donc le Président qui préside l’AG. Par contre, rien dans les statuts n’est précisé en ce qui concerne le bureau de l’AG. L’usage, au sein de la FFS, fait que c’est le Bureau fédéral qui constitue aussi celui de l’AG. Cependant, dans le silence des statuts, il revient à l’AG de désigner les membres du bureau.

2.4 Votes

Seuls les membres des collèges I et II ont droit de vote. Par contre tous les membres de la FFS peuvent assister à l’AG avec voix consultative ainsi que, sous réserve de l’autorisation du Président, les agents rétribués par la FFS (article 8 des statuts). Conformément à l’article 20 du RI, les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés, sauf en ce qui concerne les modifications de statuts, la dissolution de la FFS et l’élection du Président.

Majorité simple ou majorité relative : Une décision est approuvée lorsque les votes favorables l’emportent sur les votes défavorables quel que soit le nombre de bulletins blancs ou d’abstentions.

Majorité absolue des suffrages exprimés : Il faut la moitié plus un des suffrages exprimés. Dans ce cas les bulletins blancs, les bulletins nuls et les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul de la majorité absolue. Ceci concerne l’élection des administrateurs et la révocation du CA.

Majorité absolue des suffrages exprimés et des bulletins blancs : Idem cas précédent, mais dans ce cas le calcul tient également compte des bulletins blancs. Concerne l’élection du président.

Majorité renforcée : elle concerne les modifications de statuts et la dissolution de la FFS. Dans ce cas la majorité des deux tiers des membres présents et représentés, représentant au moins les deux tiers des voix est requise.
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