Commission des publications fédérales

dimanche 12 avril 2015
par  FFS
popularité : 39%

COMMISSION DES PUBLICATIONS

1 - TACHES
Gestion de Spelunca et de Karstologia

  • Gérer les aspects liés à ces publications fédérales ; en particulier, gérer la bonne tenue de Spelunca et, en col-laboration avec l’Association française de karstologie, celle de Karstologia.
  • Coordonner les rédacteurs en chef des revues fédérales.
  • Gérer les aspects financiers et optimiser les coûts.
  • Superviser ou organiser la recherche de publicité.
  • Agir pour que la satisfaction des abonnés soit atteinte.
  • Tenir à jour la courbe d’évolution des tirages des revues et des ventes et essayer d’expliquer les variations significatives.
  • Optimiser le tirage de Spelunca et Karstologia.
  • Gérer les relations avec le ou les imprimeurs.
  • Assurer un bon suivi des relations avec les rédacteurs en chef et leur équipe.
  • Gérer les relations avec les autres partenaires : dépôt légal, numéro ISSN, La Poste, etc.
  • Relations avec Spelunca-librairie : assurer tout le suivi nécessaire pour que les ventes au numéro de Spelunca et Karstologia se passent bien et se développent.

Gestion des autres publications fédérales.

  • Recenser toutes les feuilles de liaison et bulletins divers des commissions et du Comité directeur fédéral.
  • Définir une optimisation des dates de sortie des publications et circulaires fédérales.
  • Organiser leur diffusion groupée de façon à diminuer les frais d’envoi (enveloppes, timbres, temps passé par les salariés FFS).
  • Faire remonter par écrit vers le Bureau fédéral les problèmes qui pourraient se poser.

2 - Règlement intérieur de la Commission des publications fédérales
[19 octobre 1996, modifié le 17 mars 2002, modifié le 29 mars 2009]

Préambule
La Commission des publications fédérales est une structure interne de la Fédération française de spéléologie. Elle a une vocation technique au service du Bureau et du Comité directeur.
Elle est dirigée par un Président élu pour 4 ans par le Comité directeur, après appel de candidature. Ne peut être candidat qu’un fédéré abonné à au moins une des revues fédérales depuis plus de 2 ans, à jour de ses cotisations et abonnements. Le Président peut être assisté sur sa proposition par un président-adjoint, également élu pour 4 ans, et soumis à l’approbation du Comité directeur de la FFS, mais sans appel spécifique de candidature. Ce président-adjoint participera aux travaux de la Commission, assistera le Président et sera chargé de le remplacer en cas d’absence ou d’indisponibilité.

Article 1 – Buts de la commission
En liaison étroite avec le Bureau et avec le Comité directeur, la Commission des publications fédérales est chargée d’élaborer toutes les publications émanant de la Fédération, et notamment :
-  Spelunca, organe de diffusion des informations de la vie fédérale auprès des clubs adhérents et de leurs membres, mais également de toutes nouvelles et articles relatifs à la spéléologie et au canyonisme en France et dans le monde ;
-  Karstologia, revue scientifique réalisée en partenariat avec l’Association française de karstologie et le Centre national de la recherche scientifique ;
-  BBS, dont le contenu est mis au point par la Commission documentation de la FFS ;
-  d’une façon générale, toute autre revue et/ou publication que le Comité directeur fédéral déciderait de créer.
En accord avec le comité directeur de la FFS, elle peut proposer son aide technique aux structures fédérales qui souhaiteraient se lancer dans la réalisation d’une publication (CSR, CDS, clubs ou travaux collectifs d’adhérents ou de structures fédérales, etc.). Elle veille au respect de la législation en vigueur pour chacune des publications fédérales. Dans ce sens, elle peut être sollicitée par toute commission ou instance fédérale qui en ferait la demande pour participer à un comité de lecture avant parution d’un bulletin ou de toute autre publication.
Elle veille également à la mise en place et au bon fonctionnement des comités de lecture pour les publications fédérales. Elle peut participer à l’édition ou éditer directement des publications se rapportant à la spéléologie ou au canyoning.

Article 2 – Rôle du Président
Le Président de la Commission des publications fédérales est chargé d’appliquer la politique de la FFS dans son domaine de compétence. Il propose les projets de développement des revues fédérales existantes, participe à l’élaboration de toute nouvelle revue et/ou publication décidée par le Comité directeur de la FFS. Il a un droit de regard permanent sur le suivi des abonnements, de la régie publicitaire et du choix des intervenants retenus pour la réalisation des publications fédérales (photocomposeurs, photograveurs, imprimeurs et, d’une façon générale, de tous corps de métiers nécessaires pour la réalisation concrète d’une publication, sur tous supports). Il est responsable du fonctionnement de la Commission devant le Comité directeur de la FFS, auquel il est convoqué obligatoirement au moins une fois par an avec voix consultative. Il présente le budget prévisionnel et le bilan financier pour chaque exercice. Il siège de droit avec voix consultative aux Assemblées générales ordinaires ou extraordinaires de la FFS. Le Président de la Commission des publications fédérales ne peut en aucun cas intervenir à titre financier, professionnel ou privé, dans la réalisation des publications émanant de la FFS. Tout manquement à cette règle de bonne déontologie entraînerait sa révocation immédiate par le Comité directeur de la FFS.

Article 3 – Direction nationale
Elle est composée d’au moins 2 membres :
-  le Président,
-  un membre du Comité directeur de la FFS, conformément à l’article 19 de ses statuts, et en plus, éventuel-lement :
-  un président-adjoint,
-  un secrétaire,
-  un ou plusieurs membres désignés par le Président ou le président-adjoint, qu’ils jugeraient nécessaire(s) pour le bon fonctionnement de la Commission.

Article 4 – Conseil technique
4.1. Composition
Il est composé de droit des membres de la Direction nationale et d’au moins cinq autres membres :
-  le rédacteur en chef de Spelunca, le rédacteur en chef de Karstologia, le président de la Commission docu-mentation, le Président de la Commission Spelunca-librairie,
-  le délégué aux produits fédéraux,
-  le rédacteur de toute autre revue et/ou publication fédérale qui viendrait à être créée par le Comité directeur de la FFS.

4.2. Fonctionnement
Le Conseil technique se réunit au moins une fois par an, lors de l’Assemblée générale de la FFS, ou à la demande du Président de la Commission ou des 2/3 de ses membres. Le Conseil technique peut être élargi aux correspondants Spelunca/Karstologia ou aux membres des comités de lecture des publications fédérales, sur convocation du Président, après accord de la Direction nationale de la Commission. Dans le cas où cette con-vocation a lieu en dehors de la date de l’Assemblée générale, ils sont défrayés suivant les barèmes en vigueur au sein de la FFS. Ils participent aux délibérations du Conseil technique avec voix consultative. Le Conseil technique participe activement à l’évolution des revues fédérales et à la mise en place de la politique définie par le Comité directeur de la FFS. Il contribue d’une façon générale à développer la qualité et l’image de marque des publications. Il s’investit dans l’élaboration des orientations à soumettre à l’approbation du Comité directeur de la FFS. Les cadres techniques de la FFS peuvent participer aux réunions du Conseil technique avec voix con-sultative. Leur déplacement sera dans ce cas pris en charge par la Fédération, sur présentation d’un ordre de mission délivré conformément aux usages en vigueur.
Article 5 – Correspondants
Pour tenir compte des réalités en matière de publication, il est créé un poste de correspondant SpeIunca et Karstologia, membre à part entière de la Commission, défrayé selon les barèmes en vigueur au sein de la FFS. Selon ses compétences, il peut être assimilé à un « rédacteur en chef adjoint » sur un secteur bien déterminé, après accord du Président de la Commission et des rédacteurs en chef concernés.
Il est le représentant sur le terrain de la Commission des publications fédérales.
Le correspondant Spelunca/Karstologia n’est pas forcément régional ou départemental, au sens fédéral du terme. Il a sous sa responsabilité une zone géographique qui peut soit englober plusieurs départements ou régions spéléologiques, hors découpage fédéral, soit ne prendre en compte qu’une partie bien déterminée d’un département ou d’une région (comme par exemple un massif karstique spécifique, tel la Pierre-Saint-Martin ou le Vercors).
Il est chargé de collecter les informations auprès des correspondants régionaux et départementaux, élus par leurs Comités respectifs, et situés sur son secteur d’intervention. Il est le relais sur le terrain des informations de la vie d’une zone karstique. Il est chargé de suivre l’actualité spéléologique et du canyonisme de ce secteur (bulletins des CSR, des CDS, des clubs, presse locale ou régionale). Il fait la sélection des nouvelles susceptibles d’intéresser les publications fédérales et fait remonter les informations auprès de la Commission et des rédacteurs en chef.
Il est choisi en fonction des secteurs déterminés par le Conseil technique de la Commission. Il peut être proposé par tout membre dudit Conseil, suivant un avis motivé et éclairé. Il est nommé par le Président de la Commission, après avis de l’ensemble des membres du Conseil technique et après accord de la Direction nationale.
Il est en rapport direct et constant avec le rédacteur en chef de la revue concernée par ses articles mais il rend compte de son action et reçoit ses ordres de mission du Président de la Commission, qui devra obligatoirement contresigner ses notes de déplacements avant remboursement.
Pour être correspondant Spelunca/Karstologia, il faut être fédéré à jour de cotisations et résidant dans la zone d’intervention depuis plus de 2 ans, sauf dérogation décidée par le Conseil technique de la Commission, et ne pas être sous le coup d’une sanction disciplinaire.
En cas de vacance de poste, un autre correspondant pourra être nommé, suivant les modalités déterminées ci-dessus.

Article 6 – Chargés de mission
Le Président de la Commission des publications fédérales pourra nommer un chargé de mission en fonction de l’actualité spéléologique.
Le rôle de ce chargé de mission sera celui d’un reporter sur le terrain, destiné à couvrir un événement excep-tionnel (interview, découverte, expédition, événement médiatique, etc.).
Il sera défrayé suivant les barèmes en vigueur au sein de la Fédération, dans la limite du budget attribué à la Commission par le Comité directeur.
En cas d’événement exceptionnel nécessitant de faire appel au budget fédéral en dehors de la Commission, il devra disposer d’un ordre de mission écrit, établi par le Président de la Commission des publications fédérales, signé par le Président de la fédération, avec accord écrit du trésorier de la FFS suivant un budget prévisionnel précis pour assurer la couverture de l’événement.

Article 7 – Moyens de la commission
7.1. Moyens financiers
La Commission des publications fédérales dispose d’un budget annuel attribué par la FFS et de ressources propres constituées par :
-  le montant des abonnements aux revues fédérales,
-  le montant des ventes des revues fédérales hors abonnements,
-  le montant des recettes publicitaires pour insertion dans les revues fédérales,
-  le montant des ventes de produits propres à la Commission (tirés à part, etc.),
-  tout autre recette conforme à l’objet de la Commission tel qu’il est défini dans l’article 1.

7.2. Comptabilité de la commission
La comptabilité de la Commission des publications fédérales est assurée au siège par le comptable de la Fédé-ration.
Article 8 – Approbation
Le présent Règlement intérieur de la Commission des publications fédérales annule toute disposition prise antérieurement concernant le fonctionnement de la Commission.
Ce Règlement a été approuvé le samedi 19 octobre 1996 par le Comité directeur de la FFS, après avis favorable de la Commission statuts et règlements fédéraux, conformément à l’article 21 du Règlement intérieur de la FFS. L’article 7 a été modifié le 17 mars 2002.
Les articles 1 et 5 ont été modifiés le 29 mars 2009

SPELUNCA-LIBRAIRIE
Renseigner les clients (tél., fax, courriel).
Prendre les commandes (tél. fax, courriel).
Établir les factures lors des ventes d’ouvrages.
Expédier les commandes.
Gérer le stock.
Chercher des ouvrages hors stock pour satisfaire les demandes spécifiques.
Se déplacer sur les lieux de vente lors des congrès, rassemblements et autres.
Choisir et acheter de nouveaux ouvrages pour enrichir le catalogue.
Coopérer avec la Commission des publications dans le cadre de la vente au numéro de Spelunca et Karstologia.
Rechercher et vendre des produits fédéraux (gadgets...).
Assurer la tenue à jour du catalogue et sa mise en ligne sur internet.