Commission des relations et expéditions internationales (CREI)

dimanche 12 avril 2015
par  FFS
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COMMISSION DES RELATIONS ET EXPÉDITIONS INTERNATIONALES (CREI)

1 - TACHES

Gestion des expéditions

  • Répondre aux demandes de renseignements (bibliographie, expéditions précédentes, adresses…).
  • Attribuer des parrainages FFS.
  • Recevoir les résumés d’expédition.
  • Gérer la base des données d’expédition.
  • Recevoir les rapports d’expédition et mettre en oeuvre leur analyse par un comité de lecture.
  • Proposer au Bureau fédéral la liste annuelle des attributions et des versements de l’aide fédérale aux expéditions.
  • Analyser pour le BBS des rapports d’expédition et publications françaises sur l’étranger.
  • Gérer les expéditions nationales en collaboration avec le Bureau fédéral.
    Les conditions d’attribution du label "expédition nationale" ont été définies lors du CA de septembre 2015. Cf doc joint ci-dessous.
  • Prêter du matériel technique spécialisé aux expéditions et gérer la maintenance de ce matériel.

Actions internationales

  • Définir le programme annuel des actions internationales, en collaboration avec les commissions et le Bureau fédéral.
  • Gérer le budget des actions internationales : ouverture d’une ligne de crédit par action.
  • Suivre les actions ; recevoir et étudier les comptes rendus d’action.
  • Effectuer la gestion financière des actions.

Accord bi-gouvernementaux

  • Définir le programme annuel de demande d’accords, en collaboration avec le Bureau fédéral, le DTN et les commissions.
  • Mettre en oeuvre les accords acceptés.
  • Gérer les informations reçues du ministère.
  • Gérer les contacts avec les fédérations étrangères ou leur équivalent : lettres officielles d’invitation ou autres, et transmission des informations au Bureau fédéral et au DTN.
  • Effectuer le suivi des actions, recevoir et étudier les comptes rendus d’action.
  • Effectuer la gestion financière des actions.

Autres

  • Transmettre à la Commission documentation, pour dépôt à la bibliothèque fédérale, les comptes rendus d’expédition.
  • Gérer un fichier opérationnel d’adresses internationales.
  • Publier un rapport d’activités annuel, suivant les recommandations établies par la Commission des publications.
  • Publier une feuille d’information trimestrielle, suivant les recommandations établies par la Commission des publications.
  • Participation aux échanges de publications lors des congrès.
  • Transmission d’informations aux fédérations étrangères.
  • Suivi des travaux de l’UIS, de la FSUE et de la FEALC.

Le rôle de la CREI a été rappelé dans une "feuille de route" voté en CA du 12 septembre 2015. Voir doc joint ci-dessous.{{}}

2 - REGLEMENT INTERIEUR de la CREI - [16 mars 1998]

Article 1 – But
1.1. La Commission des relations et expéditions internationales (la CREI) est une structure interne de la Fédé-ration française de spéléologie. Ses missions sont de :
-  mettre en œuvre la politique internationale définie par le Comité directeur de la FFS,
-  gérer et centraliser les renseignements concernant les expéditions françaises de spéléologie et de canyonisme organisées à l’étranger et dans les TOM par les spéléologues affiliés à la FFS.
1.2. Elle est dirigée par un président élu pour quatre ans par le Comité directeur de la FFS après appel de can-didature. Le candidat à la présidence propose la candidature d’un président-adjoint chargé de le seconder et de le remplacer en cas d’absence ou d’indisponibilité.
1.3. Le Président est responsable du fonctionnement de la Commission devant le Comité directeur de la FFS auquel il est convoqué obligatoirement au moins une fois par an avec voix consultative.
Il présente un budget prévisionnel et un bilan financier pour chaque exercice.
Il siège de droit avec voix consultative aux Assemblées générales de la FFS.
1.4. Le personnel salarié mis à la disposition de la Commission est embauché par la FFS sous la responsabilité de son Président.

Article 2 – La Direction nationale
2.1. La CREI est gérée par sa Direction nationale qui comprend :
-  un président et un président-adjoint, élus par le Comité directeur de la FFS. Ils veillent au respect de la poli-tique internationale définie par l’Assemblée générale ;
-  un secrétaire et éventuellement un secrétaire-adjoint, nommés par le Président et le président-adjoint, chargés des différents travaux administratifs de la commission ;
-  un trésorier, nommé par le Président et le président-adjoint, qui gère les finances de la Commission. Il doit justifier chaque exercice par un bilan financier, préparer le budget prévisionnel, répondre à toute demande du trésorier de la FFS.
Une de ces personnes est un membre du Comité directeur de la FFS conformément à l’article 19 des Statuts fédéraux.
2.2. La Direction nationale est l’organe exécutif de la Commission.
2.3. Le personnel salarié ou mis à disposition, ainsi que les autres collaborateurs nationaux, peuvent participer avec l’autorisation du Président aux réunions de la Direction nationale avec voix consultative.

Article 3 – Le Conseil technique
3.1. Le Conseil technique comporte :
-  les membres de la Direction nationale,
-  les représentants de la Fédération à l’UIS, à la FSUE et à la FEALC, nommés par le Président de la FFS,
-  les correspondants pays,
-  les correspondants des commissions de la FFS impliquées dans des actions internationales,
-  les membres du comité de lecture.
3.2. Le Conseil technique de la CREI se réunit au moins une fois par an sur convocation de son Président. L’ordre du jour de la réunion est fixé par la Direction nationale.
Le Conseil technique a pour mission :
-  de donner son avis sur la politique menée par la Commission et sur sa gestion durant l’année écoulée,
-  de proposer la politique générale de la Commission en fonction des orientations décidées par l’Assemblée générale de la Fédération,
-  de proposer le budget prévisionnel soumis au Comité directeur de la FFS,
-  d’apporter tout élément susceptible d’infléchir la politique fédérale en matière d’expéditions à l’étranger et de relations internationales.
Le compte rendu de réunion du Conseil technique de la CREI est rendu public.
3.3. Lors des votes chaque membre dispose d’une seule voix quel que soit le nombre de responsabilités exercées.
Les votes sont acquis à la majorité simple. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.
3.4. Les cadres techniques peuvent assister aux réunions du Conseil technique avec voix consultative.
3.5. Tous les fédérés à jour de leur cotisation peuvent assister à titre d’observateur aux réunions du Conseil technique.

Article 4 – Les correspondants-pays
4.1. Les correspondants-pays sont agréés par la Direction.
Peut prétendre à cette responsabilité tout membre de la FFS à jour de sa cotisation et n’ayant pas été soumis à une sanction disciplinaire telles qu’elles sont définies dans le Règlement disciplinaire de la FFS.
4.2. Les moyens financiers des correspondants-pays sont assurés par la CREI. Toute dépense doit faire l’objet d’un accord préalable du Président de la CREI.
4.3. Ils ont à charge la gestion des relations bilatérales avec un pays ou un groupe de pays, la collecte des ren-seignements et les réponses aux demandes de renseignements.
Ils rendent compte au Conseil technique de leur action et sont tenus de faire le bilan annuel écrit de leurs activités et de toutes les actions internationales menées avec le ou les pays concernés.
4.4. Leurs attributions cessent sur leur propre demande ou par décision de la Direction technique de la CREI.

Article 5 – Le comité de lecture
5.1. Le comité de lecture comprend trois lecteurs agréés par le Conseil technique pour un an, le correspondant pays concerné et le président de la CREI. Dans le cas des expéditions de descente de canyons, un des lecteurs du comité est remplacé ponctuellement par un spécialiste agréé par le Président de la Commission Canyon.
5.2. Les lecteurs et le correspondant-pays concerné rendent individuellement un avis circonstancié écrit sur chaque rapport ou publication qui leur est soumis. Le Président de la CREI fait la synthèse de l’avis du comité de lecture.
L’avis du comité de lecture est souverain.
5.3. Les attributions d’un membre du comité de lecture cessent sur sa propre demande ou par décision de la Direction technique.

Article 6 – Les chargés de mission
6.1. Les chargés de mission sont désignés par la Direction nationale ou le Président de la CREI. Ils ont un rôle consultatif ou exécutif, ponctuel ou à long terme, dans un domaine spécialisé.
6.2. La CREI envoie, éventuellement en coordination avec d’autres commissions de la FFS, des missions à l’étranger à divers congrès et manifestations afin de garder ou d’établir des relations privilégiées avec d’autres fédérations. Une mission peut comporter des personnes mandatées par une ou plusieurs commissions. Ces personnes deviennent chargées de mission de la CREI.
6.3. Le financement des missions se fait par le biais des aides aux actions internationales.
6.4. Chaque mission fournit obligatoirement, dans les deux mois qui suivent, un rapport à la commission inté-ressée et à la CREI.

Article 7 – Moyens financiers
7.1. La Commission dispose d’un budget annuel attribué par la FFS et de ressources propres.
7.2. Seuls le Président et le trésorier ou toute personne nommément désignée par le Président, peuvent assurer le paiement des dépenses.
7.3. La Commission dispose d’un compte ouvert à la banque de la Fédération et peut sur instruction de son Président, en accord avec le Président fédéral, ouvrir un compte chèque pour la gestion d’une manifestation organisée par la Commission.
7.4. Les chargés de mission ou les correspondants-pays ne peuvent engager aucune dépense concernant la Commission s’ils n’en ont reçu l’autorisation écrite du Président.

Article 8 – Les relations internationales
8.1. Rôle de la Commission
La CREI centralise toutes les informations à caractère international.
Elle gère directement ou en coordination avec les autres commissions tous les dossiers de la FFS concernant les relations internationales et met en oeuvre la politique de relations internationales définie par l’AG de la FFS.
Elle aide la réalisation d’actions à caractère international menées en France ou à l’étranger, à l’initiative d’individus ou de groupes formés d’adhérents de la FFS ou de structures ou fédérations étrangères.
Elle permet et favorise la signature de protocoles d’accord concernant l’ensemble des activités spéléologiques et de canyonisme avec les fédérations ou organismes concernés d’autres pays.
La CREI suit les travaux des délégués à l’UIS, à la FSUE, à la FEALC et des délégations auprès des pays étrangers.
Elle reçoit les comptes rendus d’activité des délégués.
8.2. La promotion des actions internationales
La FFS, par l’intermédiaire de la CREI, délivre un agrément aux actions internationales à caractère didactique, culturel, scientifique ou sportif s’inscrivant dans le cadre de la politique fédérale et menées en France ou à l’étranger, à l’initiative d’individus ou de groupes formés d’adhérents de la FFS.
L’agrément de la FFS est accordé par la Direction nationale de la CREI sur la base d’un dossier. L’agrément des relations internationales menées directement par la CREI ou par les autres commissions de la FFS est implicite. Ces dernières restent assujetties à toutes les autres règles de gestion et de financement. L’agrément de la FFS peut être accordé pour des actions internationales menées par des structures étrangères à la FFS.
Le dossier de demande d’agrément comprend au minimum le nom et l’adresse du ou des promoteur(s) de l’action, le lieu de l’action, ses dates de réalisation, son coût et son plan de financement et un résumé succinct de l’action.
Les promoteurs de toute action agréée s’engagent :
-  à respecter les règles d’éthique et la politique internationale de la FFS,
-  à fournir dans un délai de deux mois un résumé de l’action menée et sur demande un rapport complet de l’action,
-  à citer la FFS sur toutes les publications ou communications relatives à l’action.
8.3. Les aides aux relations internationales
La somme totale des subventions aux actions internationales est définie annuellement par le CD de la FFS.
Toute action agréée peut bénéficier d’une subvention.
L’éventuelle subvention accordée est une aide à la réalisation de l’action, son montant ne pourra en aucun cas dépasser le coût de l’action non couvert par d’autres financements et sera, dans la plupart des cas, une simple participation au financement de l’action.
Le montant de l’aide accordée à chaque action est défini par la Direction nationale de la CREI en relation avec le ou les Présidents des commissions concernées par cette action en fonction des budgets disponibles, de l’intérêt de l’action vis-à-vis de la politique internationale de la FFS et de son coût.
La subvention est effectivement versée après réception du compte rendu de l’action et du bilan financier.
Tout conflit entre la Direction nationale de la CREI et une autre commission concernant le financement d’une action sera arbitré par le Bureau de la Fédération.

Article 9 – La gestion des expéditions françaises à l’étranger
9.1. Rôle de la Commission
9.1.1. Un des buts de la CREI est d’assurer la promotion des expéditions françaises à l’étranger.
Elle n’est pas organisatrice d’expéditions. Elle reconnaît et favorise les initiatives des individus ou groupes formés d’adhérents de la FFS.
9.1.2. La CREI assure, en coordination avec les organismes fédéraux compétents, les relations auprès des mi-nistères et pouvoirs publics concernés par les expéditions.
9.1.3. La CREI collabore à la constitution d’une documentation, sur l’ensemble des éléments spéléologiques des pays visités ou concernés, par la réalisation d’un fichier des expéditions et de dossiers ou fiches par pays.
9.1.4. La CREI recueille et archive les comptes rendus des expéditions. Elle collecte et assure la diffusion des renseignements en collaboration avec la Commission documentation.
9.2. Le parrainage des expéditions
9.2.1. La FFS, par l’intermédiaire de la CREI, accorde un soutien aux expéditions de recherche spéléologique ou à caractère didactique ou pédagogique, sous la forme d’un parrainage. Le parrainage augmente la crédibilité de l’expédition auprès des organismes français ou étrangers. Il permet l’ouverture d’un dossier d’achat hors taxe auprès de la Direction régionale des impôts.
9.2.2. En déposant un dossier de parrainage, les expéditions s’engagent :
-  à ce que tous les participants cités dans la demande soient adhérents à la Fédération française de spéléologie,
-  à respecter l’éthique et les règles de priorité et de coopération relatives aux explorations, telles que définies par le Code de déontologie des explorations spéléologiques françaises à l’étranger établi par la CREI,
-  à respecter les réglementations et consignes des fédérations des pays hôtes,
-  à fournir au retour de l’expédition un résumé d’une page dans un délai de 2 mois,
-  à fournir un rapport complet d’expédition rédigé selon les directives fournies par la Commission.
9.2.3. La Commission se réserve le droit de refuser un parrainage en cas de non respect des engagements ci-dessus lors d’une expédition précédente, de la part d’un des membres de l’expédition.
9.3. Les subventions aux expéditions
9.3.1. Toute expédition parrainée peut bénéficier d’une subvention.
9.3.2. La somme totale des subventions allouées aux expéditions est définie annuellement par le Comité direc-teur de la FFS.
9.3.3. Les subventions sont réparties entre les différentes expéditions par la Direction nationale de la CREI, en fonction de divers critères : difficultés de l’expédition, éloignement, sérieux de la préparation, priorités politiques de la FFS, nombre de participants…
9.3.4. La somme allouée à une expédition ne pourra être effectivement versée qu’après réception et acceptation par la Commission du rapport d’expédition. À défaut de rapport une année après le retour d’expédition ou d’une publication deux années après le retour de l’expédition, la subvention sera définitivement perdue pour l’expédition.
9.3.5. Les rapports d’expédition sont analysés par le comité de lecture. Un rapport jugé inacceptable par la Commission devra être refait dans un délai de 6 mois après la notification de refus et selon les directives ac-compagnant cette notification.
9.3.6. Une expédition n’ayant pas respecté les critères d’octroi du parrainage se verra refuser sa subvention.
9.4. Les subventions aux publications
9.4.1. La CREI peut attribuer une subvention pour une publication ou une réalisation audiovisuelle concernant :
-  une expédition,
-  la synthèse de plusieurs expéditions,
-  l’inventaire d’un pays ou d’une région d’un pays étranger.
9.4.2. Le montant de la subvention est défini par la Direction nationale de la CREI après avis du comité de lecture et après présentation :
-  de la maquette ou du tirage ou montage définitif,
-  du budget de la publication.
9.5. Les expéditions nationales
9.5.1. Le label « expédition nationale » pourra être délivré à une (ou au maximum à deux) expéditions par an. L’expédition désirant ce label devra en faire la demande au minimum 16 mois avant son départ. Elle devra présenter un projet d’envergure exceptionnelle qui donne toutes les garanties de sérieux en ce qui concerne la préparation, la réalisation et l’exploitation des résultats.
9.5.2. Une expédition nationale pourra compter sur le soutien actif de la CREI et du Bureau fédéral (utilisation du papier à en-tête de la Fédération, lettres de recommandation, appui pour les demandes de subventions auprès des ministères, des pouvoirs publics et des sponsors...). Par contre, le label « expédition nationale » ne donne pas droit, de la part de la CREI, à une subvention fondamentalement différente de celles des autres expéditions.

Article 10
10.1. Le présent Règlement intérieur de la Commission des relations et expéditions internationales, adopté le 11 janvier 1998 par le Conseil technique de la CREI, annule le précédent et toute disposition prise antérieurement concernant le fonctionnement de la Commission.
10.2. Ce Règlement a été approuvé le 16 mars 1998 par le Comité directeur de la FFS après avis favorable de la Commission statuts et règlements fédéraux, conformément à l’article 21 du Règlement intérieur de la FFS.

Feuille de route de la CREI - 12 septembre 2015
Critères d’attribution du label "expédition nationale" - CA du 12 sept 2015