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vendredi 20 mai 2016
par  FFS
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RÉGLEMENT FINANCIER DE LA FÉDÉRATION FRANÇAISE DE SPÉLÉOLOGIE
Adopté en assemblée générale du 15 mai 2016 à Mâcon

1 - OBJECTIF DE CE RÈGLEMENT
Ce règlement a pour but d’établir les règles qui sont applicables au fonctionnement financier de la Fédération française de spéléologie. Il s’impose à tous les intervenants de la FFS, qu’ils soient bénévoles, salariés ou détachés auprès de la Fédération par l’État. Le présent règlement financier de la Fédération s’inscrit dans l’ensemble des dispositions législatives et réglementaires s’appliquant aux associations en matière comptable et financière. Il peut organiser leur mise en œuvre. Il ne saurait y déroger. Il ne s’applique pas aux organes déconcentrés de la FFS.

2 - ORGANISATION COMPTABLE DE LA FÉDÉRATION
2.1 - Les intervenants
2.1.1 - Le Président
Le rôle du Président est fixé par l’article 16 du règlement intérieur de la Fédération. Le Président, secondé par le Président adjoint, représente la Fédération dans les actes de la vie civile. Il ordonnance les dépenses. Il peut donner délégation dans des conditions approuvées par le conseil d’administration. Il est le mandataire social de la Fédération, lui seul peut déléguer la signature sur un compte bancaire de la Fédération.
2.1.2 - Le trésorier
Le trésorier est avant tout un dirigeant de la Fédération, ses attributions sont fixées par l’article 26 du règlement intérieur de la Fédération. La gestion financière de la FFS est confiée au trésorier, aidé du trésorier adjoint, qui est responsable devant le conseil d’administration. Le trésorier anime les services financiers de la Fédération. Il prépare et présente le budget au conseil d’administration puis à l’assemblée générale de la FFS.
Il arrête et présente les comptes de l’exercice au conseil d’administration puis à l’assemblée générale de la FFS.Il agrée les trésoriers de commissions.
2.1.3 - Le trésorier adjoint
Le trésorier adjoint est un dirigeant de la Fédération. Il assiste le trésorier.
2.1.4 - Les trésoriers de commission
Les trésoriers des commissions sont proposés par les Présidents de commission et agréés par le trésorier fédéral. Ils ont pour fonction de relayer le trésorier de la Fédération et les services comptables en contrôlant la réalisation du budget de leur commission et en effectuant certains paiements. Ils exercent leur fonction sous la responsabilité du Président de la commission et du trésorier fédéral.
2.1.5 - Le comptable de la Fédération
Le comptable de la Fédération est un salarié qui effectue ses tâches sous les directives du trésorier et sous l’autorité du Président de la Fédération.
Il tient la comptabilité, établit les bulletins de salaires, les déclarations fiscales et sociales dans les délais et prépare les paiements. Il tient également les tableaux de bord de la Fédération.
Le secret professionnel lui est imposé. En revanche, il a obligation de révéler au conseil d’administration les faits délictueux, indélicats ou contrevenants au présent règlement dont il aurait connaissance.
Il assiste l’expert comptable lors de l’établissement du bilan et le Commissaire aux comptes lors de la révision des comptes.
Les versements par virement constituent le seul cas où une délégation de paiement peut lui être accordée.
2.1.6 - L’expert-comptable
La Fédération peut, si elle le souhaite, faire appel à un expert-comptable, notamment pour des missions de conseil, de veille législative et sociale et pour l’établissement du bilan.
2.1.7 -Le DTN
Le Directeur technique national exerce ses prérogatives dans le cadre de deux documents engageant la Fédération : sa lettre de mission et la convention d’objectif.

2.2 - Le découpage analytique
Le plan analytique de la Fédération permet une présentation de la comptabilité par destination plutôt que par nature. Il doit permettre de séparer les mouvements de fonctionnement des mouvements générés par les actions.
Il doit aussi permettre d’analyser les dépenses commission par commission. Le budget et le réalisé sont présentés suivant le même plan analytique.
Le plan analytique donne les éléments pour justifier des subventions reçues.
Il est établi par le trésorier et son adjoint.

3 – LE BUDGET

Le budget est établi chaque année. Il est présenté au conseil d’administration avant l’assemblée générale et voté par celui-ci. Il doit être réalisé avec le maximum de justesse possible et doit correspondre au plus près aux prévisions et à la réalité économique et organique de la Fédération.
Le résultat du vote du conseil d’administration est porté à la connaissance de l’assemblée générale préalablement à la discussion et au vote du budget.
3.1.3 - Le budget des commissions
La proposition de budget des commissions est établie par chaque commission à la demande du trésorier fédéral sur le document prévu à cet effet et détaillée par action et compte analytique. Il conviendra au trésorier fédéral de faire les corrections nécessaires de façon conjointe pour aboutir à une cohérence budgétaire globale.

4 - LES ORGANES DE CONTRÔLE ET DE CONSEIL
4.1 - Vérificateurs aux comptes élus
Deux Vérificateurs aux comptes sont élus chaque année en assemblée générale pour la vérification des comptes de l’année en cours. Ils ont pour mission de donner à l’assemblée générale un avis sur la sincérité des comptes présentés et de faire toutes les remarques qu’ils souhaitent sur ceux-ci.
Ils sont prévenus par le trésorier de la Fédération que le bilan est établi. Ils peuvent alors intervenir au siège de la Fédération et se faire communiquer tous les éléments nécessaires à leur mission.
4.2 - Commissaire aux comptes
Il est élu pour six ans par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration. Il désigne lui-même son suppléant.
4.3 - Commission financière
La commission financière est composée de membres de la Fédération élus par le conseil d’administration pour la durée de l’olympiade.
La commission financière est un organe de conseil et de contrôle. Elle conseille toutes les structures de la Fédération qui la sollicitent. Elle contrôle la cohérence du budget avant son vote et rend un avis sur celui-ci. Elle est nformée de la réalisation du budget par le comptable qui lui communique les tableaux de bord.
Aucune confidentialité ne lui est opposable dans son domaine d’intervention et elle peut procéder à toute investigation quelle que soit la période concernée.
Elle est représentée par son Président.
Elle n’a aucune responsabilité opérationnelle.

5 – LES OUTILS DE PILOTAGE
5.1 - La comptabilité
La comptabilité est tenue suivant la réglementation en vigueur. Elle intègre la comptabilité analytique qui permet une analyse des dépenses et des recettes par destination.
5.2 - Le tableau de bord
Le tableau de bord est un document fédéral normalisé qui permet de comparer pour chaque compte analytique le budget et sa réalisation. Il est tenu à jour régulièrement par le comptable et transmis aux dirigeants de la Fédération à leur demande.

6 – LA COMPTABILITÉ DES COMMISSIONS
6.1 - Engagement des dépenses
Les dépenses et recettes sont engagées par le président de la commission ou toute autre personne de la commission ayant délégation pour le faire dans le cadre du budget. Les dépenses et recettes sont budgétées et soumises à l’accord du Président ou du trésorier de la FFS. Les dépenses et recettes prévues dans le cadre d’une action particulière et non effectuées dans le cadre de celle-ci ne sont pas reportables sur une autre action du seul fait de la commission.
6.2 - Classification des commissions
Les commissions peuvent disposer d’un moyen de paiement. La mise à disposition d’un moyen de paiement est accordée par le Président de la FFS après a
vis du trésorier fédéral. Ce moyen de paiement peut être, en cas de non-respect des règles de fonctionnement définies par les articles 6.3 et 6.5, retiré. Le besoin d’un chéquier peut être justifié si la commission doit effectuer des paiements lors de ses actions.
Dans tous les cas, le besoin doit faire l’objet d’un exposé précis et argumenté.
6.3 - Les commissions avec moyen de paiement
6.3.1 - Les factures reçues
Les factures sont validées par le Président de la commission (qui peut donner pour cette tâche délégation au trésorier ou au Président adjoint) et payées par le Président ou le trésorier. Les factures sont payées avec un chéquier fédéral et doivent être établies au nom de la Fédération.
6.3.2 - Les factures émises
Les factures sont émises selon le modèle en vigueur et sont transmises au siège pour comptabilisation dès que le règlement a été encaissé. Sur celles-ci figurent la destination et les prestations faisant l’objet de la facture. Tous les mois, avec la transmission des pièces comptables, les commissions informent le siège des factures émises non encaissées. Les factures sont payables au comptant.
6.3.3 - Les notes de frais
Les dépenses engagées au titre des actions fédérales doivent faire l’objet d’une demande de remboursement selon le modèle de note de frais validé par le bureau fédéral sur proposition du trésorier.
Les notes de frais sont signées par l’intéressé et validées par le Président de la commission, ou par le trésorier de la commission s’il s’agit de la note de frais du Président.
Le Président peut déléguer au Président adjoint ou au trésorier la validation des notes de frais. Elles sont ensuite payées par le Président ou le trésorier de la commission. Sur la note de frais doivent figurer la destination de la charge suivant le plan analytique, la date du paiement, le numéro du chèque et le nom de la commission.
Les notes de frais peuvent être émises de façon électronique et validées par signature électronique. Elles doivent être déposées auprès de la comptabilité fédérale dans les délais indiqués sur le document.
6.3.4 -
Les remises de chèques
Les chèques reçus sont remis régulièrement en banque (au moins une fois par quinzaine et plus souvent si le nombre de chèques est important). À chaque remise doit correspondre une liste qui permet d’en ventiler le montant par action et par nature. Les accords éventuels de délai ou d’échéancier de paiement sont du ressort exclusif du Président de la FFS et font l’objet d’une convention.
6.3.5 - Délégation de signature
Le Président de la FFS peut accorder, sur demande de la commission (validée en réunion de conseil technique) et après avis du trésorier fédéral, des délégations nominatives de signature pour que la commission dispose effectivement de moyens de paiement.
6.4 - Les commissions sans moyen de paiement
6.4.1 - Les factures reçues
Les factures sont validées par le Président (qui peut donner pour cette tâche délégation au trésorier ou au Président adjoint). Sur la facture doivent figurer la destination de la charge suivant le plan analytique, le nom de la commission, ainsi qu’un « BON À PAYER ». Si la facture concerne une action, le nom de l’action doit être clairement indiqué. Il est à noter qu’une facture sans « BON À PAYER » sera comptabilisée mais ne sera pas payée.
6.4.2 - Les factures émises
Les factures émises sont transmises au siège pour comptabilisation avec le règlement. Tous les mois, avec la transmission des pièces comptables, les commissions informent le siège des factures émises non encaissées. Les factures sont payables au comptant.
6.4.3 - Les notes de frais
Les dépenses engagées au titre des actions fédérales doivent faire l’objet d’une demande de remboursement selon le modèle de note de frais validé par le bureau fédéral sur proposition du trésorier.Elles doivent être déposées auprès de la comptabilité fédérale dans les délais indiqués sur le document. Les notes de frais sont signées par l’intéressé et validées par le Président de la commission (qui peut donner pour cette tâche délégation au trésorier ou au président adjoint) ou par le trésorier s’il s’agit de la note de frais du Président. Sur la note de frais doivent figurer la destination de la charge suivant le plan analytique et le nom de la commission.
6.4.4 - Les chèques reçus
Les chèques ne sont pas remis en banque par la commission mais transmis au siège avec les pièces comptables. À chaque transmission doit correspondre une liste qui permet d’en ventiler le montant par action et par nature. Les accords éventuels de délai ou d’échéancier de paiement sont du ressort exclusif du Président de la FFS et font l’objet d’une convention.
6.4.5 - Les prestations à régler sur place
Certaines prestations nécessitent d’être payées immédiatement (cela peut être le cas notamment pour les frais de restauration ou d’hébergement lors d’une réunion).
Trois possibilités sont envisageables :
- Un des participants paye la prestation et la FFS le rembourse rapidement sur présentation de note de frais avec la facture,
- L’organisateur s’entend préalablement avec le prestataire pour un paiement direct par virement effectué par la FFS,
- L’organisateur demande au préalable un chèque à la FFS pour le règlement. Si le montant de la prestation est définitif, la FFS établit un chèque du montant de celle-ci, dans le cas contraire, le chèque peut représenter par exemple 80% du coût estimé de la prestation, le solde étant traité par virement effectué par la FFS.
Dans la mesure du possible, la seconde solution sera favorisée.

6.5 - Règles communes à toutes les commissions
6.5.1 - Numérotation des pièces
Les pièces transmises sont listées sur un document mentionnant le nom de la commission, la date et une numérotation des pièces (commission + date + ordre). Sur chaque pièce figure la destination de la dépense ou de la recette.
6.5.2 - La transmission des pièces comptables au siège. Celle-ci est faite au minimum une fois par mois, soit par courrier, soit par dépôt au siège.
6.6 - L’émission des factures
La facture est établie suivant le modèle fédéral en vigueur. La numérotation est construite de la façon suivante : le code analytique, le quantième de l’année et un numéro d’ordre (exemple, pour une facture émise par la commission SSF en 2000 le numéro est : SSF-00-nnn).
6.7 – La comptabilité
Le comptable du siège comptabilise les pièces reçues et effectue les paiements quand c’est nécessaire.
Il effectue également le suivi des comptes en banque (états de rapprochement).
Chaque mois, il diffuse aux présidents et trésoriers de commissions un état des comptes de celles-ci. La commission doit elle-même tenir sa comptabilité à l’aide du modèle fédéral. Ce document permettra d’assurer une bonne communication entre les différentes parties et permettra le suivi budgétaire.
Il répond aussi (dans la mesure du possible et de ses disponibilités) aux questions des responsables de commissions.

7 – LES DÉPENSES
7.1 - Les notes de frais
7.1.1 - Barèmes fédéraux
Les barèmes fédéraux et les dépenses éligibles au remboursement sont fixés par le conseil d’administration de la Fédération et publiés dans Spelunca et le site internet. Les remboursements sont plafonnés aux barèmes fédéraux et aux dépenses éligibles sauf autorisation expresse du trésorier de la Fédération.
Le barème fixe notamment les frais d’hébergement et de repas, le montant de l’indemnité kilométrique, les conditions d’utilisation des différents modes de transport et de communication. Le barème fédéral s’applique à tous.
7.1.2 - Personnes autorisées à présenter des notes de frais
Les personnes habilitées à engager des dépenses pour la Fédération en sont averties et une liste de celles-ci est tenue à jour par le trésorier fédéral. L’habilitation peut dépendre de la fonction et être accordée par exemple pour la durée d’un mandat ou être ponctuelle et notifiée dans le cadre d’une lettre de mission qui précisera entre autre la nature de la mission et la nature des frais remboursés. Cette mesure ne s’applique pas aux dépenses engagées durant un stage ou une expédition et remboursées pendant celui-ci.
7.1.3 -Délais de présentation des demandes de remboursement
Le trésorier fixe un délai maximum de présentation des demandes de remboursement de frais qui est mentionné sur la note de frais. Ce délai s’applique à tous.
7.1.4 -Validation
Les notes de frais sont présentées sur le document standard de la Fédération.
La validation des notes de frais se fait par contrôle des barèmes fédéraux, présence des originaux des justificatifs. Les notes de frais sont validées par un trésorier de commission par délégation du président de celle-ci. Il est rigoureusement interdit de valider sa propre note de frais.
7.1.5 -Paiement des notes de frais
Les notes de frais sont réglées sous un délai de 30 jours par le service comptable après approbation du trésorier fédéral.
7.1.6 Abandon de frais
Conformément à l’article 200 du code général des impôts, les personnes habilitées à déposer une note de frais ont la possibilité d’abandonner tout ou partie du montant de la note de frais. La note de frais devra mentionner explicitement le montant abandonné au bénéfice de la FFS.
En fin d’exercice comptable, la FFS établira une attestation du cumul du montant des sommes ayant fait l’objet d’abandon au bénéfice de la Fédération.

7.2 – Immobilisations
Les besoins d’investissements sont exprimés en fin d’année pour l’année suivante par les différents intervenants de la Fédération. Ils sont retenus ou non par le Bureau auquel ils sont soumis, celui-ci s’entoure de l’avis du conseil d’administration et des demandeurs.
7.3 - Salaires
Les embauches, augmentations de salaire, gratifications et paiement d’heures supplémentaires sont du ressort exclusif du Président de la Fédération, responsable du personnel. Il décide après avis du bureau fédéral et dans le cadre du budget voté.

7.4 - Les contrats
7.4.1 -Règles de mise en concurrence
Les investissements ou achats de services supérieurs à 2 500 euros doivent faire l’objet d’une mise en concurrence. Celle-ci consiste à consulter au moins trois fournisseurs pour une prestation ou une fourniture. Le choix se fait sur des critères qualitatifs et quantitatifs. Au delà de 10 000 Euros, la consultation est faite sous la responsabilité du trésorier.
7.4.2 - Les contrats de services
Les contrats de services sont signés par le Président ou le trésorier. Les contrats engageant la Fédération sur une durée supérieure à 18 mois sont soumis au conseil d’administration.

7.5 - Les avances et prêts
Les avances, prêts et délais de paiement sont accordés exclusivement par le Président de la FFS quel que soit le bénéficiaire. Les avances au Président ne sont pas possibles.

7.6 - Emprunts
Le seuil minimum auquel la décision de l’assemblée générale n’est pas nécessaire pour décider d’un emprunt est fixé à 10 000 euros.

7.7 -Autres dépenses
Les autres dépenses sont effectuées par le Président ou le trésorier dans le cadre du budget voté à cet effet.

8 – LE PATRIMOINE DE LA FÉDÉRATION
Le patrimoine comptable de la Fédération est constitué de ses biens immobiliers, de ses stocks et de sa trésorerie. Il est porté à la connaissance de l’assemblée générale par le biais du bilan.

9 – RESTRICTION DE PRÉROGATIVES

Le fait d’avoir un intérêt économique personnel ou familial dans une décision impose de ne pas prendre part au vote. Tout manquement à cette règle fera l’objet d’une instruction disciplinaire.

Qui est remboursé des frais par la FFS et comment ?

Tarifs de remboursements
Feuille de frais

Frais engagés par les bénévoles (traitement comptable et fiscal)

Frais engagés par les bénévoles d’une association : quelle fiscalité ?