Convention d’accès à un site - Procédure de conventionnement

lundi 1er septembre 2014
par  FFS
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Procédure de conventionnement

I. Qu’est-ce qu’une convention ? :

Il s’agit d’un document, dit "acte sous seing privé", dont le contenu engage les parties signataires.
Au sens de l’article 1101 du Code Civil " Le contrat est une convention par laquelle une ou plusieurs personnes s’obligent, envers une ou plusieurs autres, à donner, à faire ou à ne pas faire quelque chose".
Pour respecter les engagements pris avec les autres contractants (principalement le propriétaire des lieux), cela nécessite de concevoir cette convention tout en en mesurant les risques de l’engagement que l’on se propose de signer.
Les responsabilités qui découlent de notre convention d’occupation sont garanties à travers notre contrat d’assurance, sous réserve du respect des obligations fixées aux articles 3 et 8 de la convention type.

II. Pourquoi une convention :

Les sports de nature s’exercent dans des espaces ou sur des sites et itinéraires qui peuvent comprendre des voies, des terrains, des cavités naturelles ou anthropiques (carrières, mines, souterrains, …) du domaine public ou privé des collectivités publiques ou appartenant à des propriétaires privés, ainsi que des cours d’eau domaniaux ou non domaniaux (code du sport art 311-1).
En l’absence de dispositif législatif contraignant (type servitude), l’ouverture au public de ces sites nécessitent en principe l’accord préalable des propriétaires (ou gestionnaires) concernés. Cet accord peut être tacite ou formalisé par un contrat écrit.
L’intérêt premier d’un conventionnement est de convaincre le propriétaire de maintenir l’ouverture de son terrain aux pratiquants, lorsque l’accès en est menacé. La plupart du temps la convention permet, à travers un transfert de garde du site de convaincre le propriétaire. Dans ce cas précis, les problématiques de responsabilité civile, d’assurance et d’entretien sont assumées par le signataire de la convention. Il importe donc d’être conscient que la signature d’une convention est synonyme d’engagement.

Important : Une convention est surtout utile lorsque le propriétaire ou gestionnaire restreint l’accès au site au motif que sa responsabilité est engagée. La convention permet, dans ce cas, d’argumenter à travers le transfert de garde qui dégage la responsabilité du propriétaire. Elle devient alors un argument décisif pour acquérir une autorisation d’accès.
Elle n’est souvent pas nécessaire et de nombreux propriétaires donnent leur autorisation de façon tacite sans formalité.

La négociation d’une convention reste une exception.
Celle-ci ne doit pas être un but mais un moyen de palier à un risque d’interdiction d’accès.

La règle qui prévaut, c’est d’obtenir un accord amiable de vive voix avec de bonnes relations, en respectant la charte et les règles d’éthique édictées par la Fédération.
Il est par ailleurs important de mettre en face de chacun des engagements les risques encourus en se demandant si ceux-ci sont intégrés dans le contrat d’assurance souscrit par la F.F.S.

Le propriétaire peut-il être tenu responsable lors d’un accident ?
La responsabilité du propriétaire pourrait être recherchée en cas d’accident. Mais une responsabilité ne peut être engagée que s’il existe un évènement qui a provoqué ou qui a participé à la réalisation du dommage. Il faudrait qu’il y ait un lien de causalité entre le dommage et le fait générateur.
De plus de nombreuses circonstances permettent à un propriétaire, présumé responsable d’échapper à la mise en cause de sa responsabilité à travers des évènements qui constituent une cause étrangère imprévisible et irrésistible ou qui sont du fait de la victime. On est alors en présence d’un fait extérieur à la volonté et au contrôle du propriétaire.

Enfin la responsabilité de quiconque ne peut être recherchée en cas de force majeure (évènement irrésistible, imprévisible et extérieur à la personne dont on recherche la responsabilité).
Pour terminer il y a un dernier point à prendre en compte pour que la responsabilité d’un propriétaire soit écartée. C’est la notion de risque consenti par rapport à la pratique de la spéléologie.
En résumé, un propriétaire ne peut être tenu responsable des dommages en l’absence de faute de sa part.

La Fédération peut vous aider via son délégué juridique et son président de la commission assurance faisant partis du groupe
« convention », qui seront à même de vous apporter tous les renseignements nécessaires à l’établissement d’une convention.

III. Qui peut signer une convention :

Une convention d’accès engage la fédération. Aussi, elle devra être signée par le représentant local de la fédération (C.D.S. ou CSR). Un club ne peut pas signer de convention, cependant pour des raisons locales, un club peut cosigner une convention établie par le C.D.S. La convention-type sera alors modifiée pour faire apparaitre l’accord tri-partite.

IV. Procédure de conventionnement :

1. Création d’une convention :
Un document type pour la gestion de l’accès aux sites est disponible sur le site internet de la fédération (http://ffspeleo.fr/convention-dacces-185.html ).
Il a été conçu avec l’avocat fédéral et notre assureur.
Ce document type convient pour la majorité des cas : Ce document ne doit pas être modifié pour que la Commission Assurance puisse éditer l’attestation d’assurance correspondante.

2. Contrôle de la validité des documents
Tout comité a l’obligation d’informer la fédération du contrat ou de la convention dont il veut être le signataire.
Le groupe de travail dénommé « groupe Conventions » a la charge de contrôler, de valider et de gérer l’administration de tous les documents qu’un responsable associatif fédéré signe pour le compte de la fédération avec un contractant.

Tout projet de convention devra être soumis avant signature au groupe convention (porte d’entrée par l’adresse du CTN en charge du dossier : claire.lagache ffspeleo.fr ), afin de vérifier la conformité de la démarche au regard de l’éthique fédérale et du contrat d’assurance.
Une fois l’accord du groupe convention donné, la convention pourra être mise à la signature des parties contractantes. Une attestation d’assurance pourra être délivrée, sur demande, après réception de la convention signée.

3. Forme
Par respect de la charte graphique de la FFS, la convention doit obligatoirement comporter le logo de la FFS (http://ffspeleo.fr/supports_de_communication-168.html ).

4. Classement/archivage
Après sa validation, un exemplaire du document signé (en 3 exemplaires) par les 2 parties devra être transmis au siège. Les documents signés sont enregistrés, classés et archivés au siège sous sa forme papier et numérique.

V. La convention type :

Quelques articles de la convention type méritent une attention particulière :

-  Art 2 « Désignation des terrains » : il est important d’être le plus précis possible (annexer une carte par exemple) et de ne conventionner que pour la cavité et son accès (ne pas conventionner pour toute la parcelle de terrain ou se trouve la cavité par exemple, afin de limiter sa responsabilité).

-  Art 3.1 : « public » : La fédération dans sa mission de service public a décidé de laisser ouvert à tous pratiquants les cavités qu’elle conventionne. la notion de « tout pratiquant » ne peut être supprimée que si l’entrée de la cavité

dispose d’un dispositif de fermeture, dans ce cas la convention devra faire bénéficier l’accès a l’ensemble de ses licenciés.
L’ouverture à tous les pratiquants n’engage pas d’avantage la responsabilité de la fédération en tant que gardienne de la chose. L’article 8 précise et rappelle les responsabilités engagées par la fédération et les responsabilités des usagers.

-  Art 8 « responsabilités » :
o Le transfert de garde n’est pas une obligation, mais c’est le plus souvent le motif principal qui pousse le propriétaire à vouloir conventionner par crainte d’engager sa responsabilité.
o L’assurance impliquée dans la gestion et la garde du site ne se substitue pas à une RC personnelle. La fédération peut être mise en cause pour la gestion du site mais pas pour une faute liée à une pratique personnelle ou liée à l’encadrement. Aussi il est important de rappeler que les usagers sont et restent responsables de leur pratique.
o Concernant l’entretien du site, il est important de limiter l’entretien au balisage et aux aménagements de la cavité, en le précisant bien dans la convention.

Convention type FFS - version 2013